ניהול זמן יעיל
ניהול זמן הוא מושג המתאר תכנון, ארגון אירועים והקצאת זמן לכל פעילות. השם ניהול זמן מטעה, הזמן מתנהל בצורה מושלמת ואין צורך לנהלו. כאשר מדברים על ניהול זמן מתכוונים, איך אנחנו מנהלים את הזמן שלנו.
ניהול זמן מתחיל להתפתח במהלך הילדות, הוא מתחיל בהבנת תפיסת הזמן, לאחר מכן מתפתחת אוריינטציה זמן ולבסוף ניהול זמן. המושג תפיסת זמן מתאר את האופן בו מעריכים את הזמן הנדרש לשם ביצוע משימות ואילו המושג אוריינטציה של זמן מתאר ההתמצאות בזמן. תפיסת הזמן ואוריינטציה של זמן הם הבסיס לניהול זמן יעיל, וקשורים לפונקציות קוגניטיביות ותפקודים ניהוליים. הזמן הוא מושג מופשט ובעל תפקיד מרכזי בניהול זמן. הקשיים העלולים להיות בתפיסת הזמן הם: היעדר תחושת זמן, "גלישה בזמן" המתבטאת בקושי לעמוד בלוחות זמנים, קושי בהקצבת זמן, איטיות וחוסר מודעות לזמנים.
מאותגרי קשב מתקשים בין השאר גם בניהול זמן. כנראה כי יש להם תחושה שונה של זמן, היכולה לבוא לידי ביטוי בקושי בערכת זמן, תזמון, ראיית הנולד ושימוש מופחת באסטרטגיות לניהול זמן. ההשלכות של חוסר ניהול זמן עשויים להשפיע על חיי היומיום ולבוא לידי ביטוי בקשיים שונים: בתפקוד בפעולות אוטומטיות שגרתיות, איחורים, התחלה והשלמה של פעילויות ומשימות יומיות באופן עצמאי, תכנון והשלמת פרויקטים ארוכי טווח, הבנה ושימוש בלוח שנה ויומן, דחיינות, קושי בניהול משימות, העדר תעדוף, מוסחות וקפיצה מדבר לדבר. קשיים אלו עלולים להשפיע בכל תחומי החיים: שגרה היומית, שיעורי הבית, עבודת ומשימות הקשורות ללימודים, הישגים לימודיים וקשרים חברתיים. לעיתים קשיים אלו נמשכים גם בבגרות ומתבטאים בדחיינות והפסד הזדמנויות. לעיתים קרובות, אנשים שיש להם קשיים בניהול זמן נתפסים על ידי הסביבה כלא אחראיים.
ניהול זמן יעיל מתחיל בהגדרת מטרות, צרכים ורצונות, כאשר המטרות מוגדרות היטב זה מאפשר לתעדף את המשימות השונות על פי המטרות והצרכים שלנו. לאחר מכן יש להכין רשימת מטלות ולדרג את המשימות לפי סדר חשיבותם ועל פי המטרות, הצרכים והרצונות שלנו ותארכי היעד. שלב הבא הוא תכנון והכנת לוח זמנים בהתאם לסדר העדיפויות ותארכי היעד. את התכנון אפשר לעשות בעזרת נייר, יומן וכלי כתיבה או בעזרת אפליקציות ותוכנות דיגיטליות. השלב האחרון הוא בעל חשיבות רבה, שלב הניטור עצמי. בשלב זה אנו בודקים איזה משימות התבצעו ואיזה לא, ומה הסיבה לאי הביצוע. ומקצים זמן למשימות שלא בוצעו. הניטור העצמי חשוב מאוד , הוא מאפשר לנו למצוא חסמים שמונעים מאיתנו לבצע את המשימה. החסמים יכולים להיות משימות מאיימות או לא נעימות, משימות שלא יודעים איך לגשת אליהם, או משימות שיוצרים לנו תחושה לא טובה. לפרפקציוניזם יש השפעה ניכרת על ניהול הזמן.
אחת הדרכים היעילות לתעדוף משימות היא בעזרת המודל "חשוב-דחוף" של ד"ר סטיבן קובי. כאשר החשיבות נקבעת על פי התוצאות, עד כמה המשימה תורמת ומקדמת את המטרות ומימוש הערכים, דחוף משמעו שמשימה דורשת תגובה מידית. המודל מורכב מארבעה רבעים: הרביע ראשון "חשוב ודחוף" המתאר התנהלות של משברים, בעיות דוחקות ומשימות המחייבות עמידה בלוח זמנים. הרביעי השני "חשוב ולא דחוף", מתאר מצב של התנהלות פרואקטיבית שבה בפעילויות נקבעו בעזרת תכנון לטווח ארוך תוך צפיית בעיות ומניעתן. הרביע השלישי כולל פעילויות דחופות אך לא חשובות והרביע אחרון כולל פעילויות שאינן דחופות ואינן חשובות. ניהול זמן יעיל מתאר התנהלות ברוב הזמן ברביע השני "חשוב ולא דחוף", לעומת ניהול שאינו יעיל, שבו התנהלות העיקרית אינה ברביע השני אלא בשאר הרבעים.
(עשרת הדיברות לניהול הזמן יעיל (המקור אינו ידוע
-
חוק המיקוד: להתחיל את היום במשימות החשובות ביותר.
-
חוק הריכוז: לרכז משימות דומות ולטפל בהם בבת אחת.
-
חוק היעילות: לעבוד לפי סדר החשיבות, ולא רק סדר הדחיפות.
-
חוק היתרון היחסי: להאציל סמכויות. לתת לאחרים לבצע את מה שאין לכם בו יתרון יחסי.
-
חוק התגובה המיידית: לטפל מייד בכל דבר ורק פעם אחת. לקרוא או לזרוק או לטפל בו מייד, לפי העניין.
-
חוק הפריון: לשבץ משימות הדורשות ריכוז ומחשבה לשעות הערנות המרבית.
-
חוק הרפיון : לנצל ביעילות זמני ביניים ושעות "מתות" לביצוע משימות פשוטות ומונוטוניות.
-
חוק התכנון: להקצות בסוף כל יום כמה דקות לתכנן את יום המחר.
-
חוק החריגים: לשמור זמן לטיפול בבעיות חריגות ובהפרעות חיצוניות.
-
חוק המנוחה: לזכור לתכנן גם את החופשות והמנוחות – אחרת לעולם לא נגיע אליהן.
מאמרים נוספים:
טכניקות לניהול אנרגיה ומוטיבציה
"לו הכרת את הזמן כמוני, לא היית מדברת על לבזבז אותו, הוא לא אחד שמתבזבז!"
הכובען לאליס, מתוך הספר "הרפתקאות אליס בארץ הפלאות", לואיס קרול
לאימון לניהול זמן יעיל - התקשרו 050-5797672
